La mayoría de equipos agregan clientes de dos formas: traen una lista desde otra herramienta o recorren el flujo integrado uno por uno. Esta página trata ese segundo camino — crear un client, su pool y quién lo atiende — para que agendas y rutas queden correctas desde el primer día.
Si estás moviendo datos en masa, Aquatechy ofrece tres estilos de importación (cada uno con sus particularidades y formato de archivo):
- Importación CSV — Hoja de cálculo con nuestra plantilla; en la app usa
/clients/import-csv. - Importación Skimmer — Exportación Excel de Skimmer (
/clients/import-skimmer); planea limpiar duplicados y agregar assignments después, porque Skimmer no lleva agendamiento a Aquatechy. - Importación QuickBooks — Desde tu archivo QuickBooks (
/clients/import-quickbooks).
También encuentras esas opciones en Clients en la barra lateral (mismos nombres del app: CSV Import, Skimmer Import, QuickBooks Import). Usa las guías dedicadas para preparación y mapeo cuando las publiquemos; aquí nos quedamos en New Client en /clients/new, o el botón New Client en My Clients (/clients).
Necesitas al menos una company antes de que esta pantalla abra por completo — si no existe ninguna, Aquatechy te orientará a crear una primero.
The three steps (Client → Pool → Assignments)
El formulario es un stepper con tres pestañas: Client, Pool y Assignments. Avanzas con Next y Previous hasta el último paso, donde terminas con Add client.
1 — Client
Aquí están Basic information y Contact information. Eliges a qué Company owner pertenece el cliente (si solo tienes una company, puede estar ya seleccionada). Agregas los campos de nombre (First name, Last name), Company y Customer code opcionales, luego el Billing address y ciudad, estado, código postal y Client Time zone. Client Type es Residential o Commercial. En contactos verás Mobile phone, E-mail, Invoice e-mail y Notes about client — usa las notas para lo que el equipo debe ver y el cliente tal vez no.
Cuando el paso valide, pulsa Next.
2 — Pool
El título aquí es Service Information. Decides si la pool está en el mismo lugar que la facturación (Billing address is the same than service address), si hay animal en el sitio (It must take care with animals?) y copias la facturación a la ubicación de la pool o ingresas Pool address, línea 2, estado, ciudad y código postal. También defines Monthly payment by client, Gate code, Enter side, Chemical type (tipo de pool) y Notes about location para contexto de campo.
Next lleva al agendamiento.
3 — Assignments
Assignment Information es donde el trabajo se vuelve real. Usa Add Another Assignment cuando la misma pool necesite más de un agendamiento recurrente (por ejemplo, dos visitas por semana con technicians diferentes, o una limpieza regular más una ruta extra).
Para qué sirve cada campo (con ejemplos rápidos)
- Technician — Quién responde por este assignment en su ruta. Ejemplo: Alex hace esta parada todos los martes; Jordan hace la segunda visita semanal los viernes.
- Service Type — La línea de servicio que tu empresa definió (ej.: Pool cleaning, Fire up, Maintenance). Controla facturación y lo que el tech debe hacer. Ejemplo: elige Pool cleaning para servicio estándar de pool.
- Frequency — Con qué frecuencia se repite este assignment. Las opciones están abajo. Once — Una sola visita, sin repetición: elige una Scheduled Date (avulsos, pruebas, aperturas o cualquier trabajo que no se repetirá). Weekly — Una visita cada semana en el Weekday que elijas (ej.: todos los martes) — el estándar semanal en un solo assignment. Biweekly — Una visita cada dos semanas en el mismo weekday — planes más livianos, servicio económico o chequeos quincenales de química. Monthly — Cerca de una visita al mes en el patrón del app — inspecciones, visitas especiales o cadencia rara (menos común que weekly para limpieza de pool).
- Weekday — Qué día de la semana cae este assignment (cuando la frecuencia es recurrente). Ejemplo: Tuesday para la primera visita semanal.
- Start on — La primera fecha desde la cual Aquatechy debe agendar (a menudo “esta semana” o la fecha de inicio del cliente). Ejemplo: empezar el April 1 cuando comienza la temporada del cliente.
- End after — Cuándo dejar de generar visitas futuras (opcional en muchos flujos — fin de temporada, fin de contrato o déjalo abierto si el servicio continúa). Ejemplo: October 15 para fin de contrato estacional.
Ejemplo A — Una pool, una vez por semana, un technician
Una pool residencial con servicio weekly de un solo tech:
- Assignment 1: Technician Alex · Service Type Pool cleaning · Frequency WEEKLY · Weekday Tuesday · Start on próximo martes disponible · End after fin de temporada o según reglas de oficina.
No necesitas Assignment 2 a menos que el cliente compre un segundo día u otro tipo de servicio.
Ejemplo B — Misma pool, dos veces por semana, technicians diferentes
Algunas empresas reparten dos visitas semanales entre dos techs (rutas, capacidad o preferencia del cliente). Crea dos assignments para la misma pool:
- Assignment 1: Technician Alex · Pool cleaning · Frequency WEEKLY · Weekday Tuesday · inicio/fin según necesites.
- Assignment 2: Technician Jordan · Pool cleaning (o el mismo tipo) · Frequency WEEKLY · Weekday Friday · mismo Start on / End after que Assignment 1.
Cada assignment es su propio ciclo semanal: martes con Alex, viernes con Jordan. Juntos son dos visitas por semana en rutas diferentes.
Ejemplo C — Misma pool, dos veces por semana, mismo technician
Si un tech hace ambas visitas en la misma semana, aún puedes usar dos assignments (ej.: martes + viernes ambos para Alex), o el app puede permitir dos weekdays en un assignment — usa lo que coincida con lo que ves en el formulario.
Cuando todo se vea bien, Add client guarda client, pool y assignments juntos.